بودجه‌بندي در عمل بسيار دشوار و در تئوري  دشوارتر است. اين مشكل به اين دليل هست كه بيشتر ما به جاي برنامه‌ريزي منطقي و واقع‌بينانه يعني نحوه پرداخت پولهايمان براي رسيدن به اهداف مالي، بيشتر به عنوان ليست آرزوهايمان، يعني طوري كه دوست داريم پولهايمان براي ما همه كار بكنند، به بودجه خود نگاه مي‌كنيم.

براي ساختن بودجه‌بندي كه درست كار كند و علاوه بر اين به شما اجازه بدهد زندگي راحت و شادي داشته باشيد، بايد اول از همه به طور دقيق در مورد هر هزينه‌اي كه در حال حاضر انجام مي‌دهيد يعني چيزهايي كه ممكن است براي آنها هزينه كنيد و الويتهاي خود فكر كنيد و آنها را بررسي كنيد.
اگر شما تا الان با بودجه خود دچار مشكل شده‌ايد و موفق نشده‌ايد بودجه‌بندي تهيه كنيد؛ ما اينجا راهنماي ساده گام به گام براي ساختن آن داريم.
دنبالش كنيد:

• يك برنامه پيدا كنيد كه كار كردن با آن براي شما ساده و راحت باشد.
  اگر دوست داريد همه چيز را خودتان پيگيري كنيد تا بدانيد پول شما دقيقاً كجا هزينه شده است از يك صفحه اكسل استفاده كنيد تا نيازي هم به جمع و تفريق دستي نداشته باشيد و در يك نقطه جمع صورتحسابهاي روزانه يا هفتگي خود را بدست آوريد.
  اگر هم دوست داريد بدون وقت گذاشتن و چندبار حساب كتاب كردن بودجه‌بندي كنيد از سايت يا يك برنامه حسابداري شخصي مثل نيوُ استفاده كنيد. با اين برنامه هزينه‌هاي روزانه و ماهيانه شما ثبت و نمايش داده مي‌شود و شما مي‌توانيد با يك نگاه كلي بفهميد پولهايتان كجا رفته، بدون اينكه چند بار دنبال آنها بگرديد.
  حواستان باشد كه فرقي نميكند با چه برنامه‌اي اين كار را انجام مي‌دهيد، اكسل، نيوُ و يا سررسيد؛ فقط بايد با آن راحت باشيد و هميشه حسابهايتان را ثبت كنيد.
  ثبت و نظارت راحتتر برنامه مالي باعث مي‌شود شما راحتتر به برنامه خود پايبند باشيد و هرگز فراموشش نكنيد.
• درآمد كل خود را محاسبه كنيد.
  در حال حاضر چقدر پول داريد؟ اين پولي است كه بعد از دريافت چك حقوق، درآمدهاي شغل دوم، درآمدهاي جانبي مثل سود سرمايه‌گذاري و غيره محاسبه مي‌شود.
• هزينه‌هاي ضروري خود را محاسبه كنيد.
  چقدر پول براي نيازهاي ضروري خود احتياج داريد؟ اين مخارج شامل خدمات، اجاره يا وام مسكن، هزينه‌هاي ماشين و حمل و نقل، هزينه‌هاي پزشكي و مواد غذايي است.
  برخي هزينه‌ها مانند پرداخت وام مسكن يا ماشين ثابت هستند، يعني هر ماه بايد آنها را پرداخت كنيد. بقيه هزينه‌ها مثل مواد غذايي متغير هستند و محاسبه آنها كمي سخت‌تر خواهد بود. بهترين راه براي برآورد اين هزينه‌ها اين هست كه هميشه آنها را ثبت و دنبال كنيد و آخر هر ماه مجدداً تنظيمشان كنيد.
• هزينه‌هاي اختياري خود را برآورد كنيد.
  خودتان را به پولهايتان بسپاريد تا بتوانيد بودجه‌بندي‌اي داشته باشيد كه با آن راحت باشيد و به اهدافتان برسيد.اين بستگي به اين دارد كه فعاليتهاي مالي شما به چه شكلي هست و شما چجوري خوشحالتر هستيد.
  شايد شما به خودتان اجازه بدهيد آخر هفته‌ها يك خرج اضافي داشته باشيد. مثلاً شما مي‌توانيد هفته‌اي 50 هزار تومان براي يك شام خوب براي خودتان در نظر بگيريد. تصميم بگيريد كه هزينه‌هاي اختياري شما چقدر براي شما مهم هستند و چطور مي‌توانيد براي آنها پول مشخصي در نظر بگيريد. به عنوان مثال، شايد اين هزينه‌ها در مورد تلويزيون و يا لباس اهميتي نداشته باشد ولي شما به تئاتر و يا مسافرت علاقمند باشيد.
• هزينه‌هاي گاه به گاه را مشخص كنيد.
  همه هزينه‌ها منظم و ماهيانه نيستند. هزينه‌هايي مثل صورتحسابهاي ماهيانه، مخارج ساليانه ماشين و ... در هر ماه قابل پيش‌بيني نيستند ولي هنوز هم در ليست هزينه‌ها وجود دارند، بنابراين بايد آنها را در بودجه‌بندي خود تعريف كنيد.
  براي اينكه بدانيد هزينه‌هاي گاه و بي گاه شما چقدر هستند، آنها را با يك برچسب با عنوان غير منتظره در بودجه‌بندي خود تعريف كنيد. در هر ماه كمترين هزينه را براي آنها در نظر بگيريد. به اين ترتيب برنامه 3 ماهه و ساليانه اين هزينه‌ها كم كم مشخص مي‌شود و شما پول مورد نظر براي اين هزينه‌ها را خواهيد داشت.
• يك بخش و برنامه براي پس‌انداز داشته باشيد.
  هر ماه بايد پولهاي خودتان را براي 3 هدف مهم پس‌انداز كنيد.
  هدف اول - صندوق اضطراري
  در اين صندوق بايد حداقل حقوق 3 تا 6 ماه خود را براي هزينه‌هاي غير منتظره مثل بيماري و حوادث داشته باشيد.
  هدف دوم – صندوق بازنشستگي
  در اين صندوق بايد براي بيمه بازنشستگي و يا خانه‌اي كه براي آن زمان در نظر داريد پول پس‌انداز كنيد.
  هدف سوم – صندوق اهداف شخصي
  اين صندوق پس‌انداز براي انجام كارهايي مثل تعطيلات خانوادگي، خريد خانه، تحصيل فرزندان و ... هست.
  به صورت منطقي نه رويايي، تصميم بگيريد براي هر يك از اين موارد چقدر پول احتياج داريد و در صورت لزوم بعضي از هزينه‌هاي متغير و اختياري خود را حذف كنيد تا بتوانيد بيشتر پس‌انداز كنيد و از برنامه خود عقب نمانيد.
  پس‌انداز مسئله مهمي است كه بيشتر مردم آن را پشت گوش مياندازند و در آينده پشيمان مي‌شوند. درباره پس‌انداز فعالانه عمل كنيد و يك بخش منظم در بودجه بندي خودبراي آن در نظر بگيريد و لطفاً لطفاً بهش خيانت نكنيد.
• مرور كنيد و تا جاييكه ممكن است سر و تهش را بزنيد.
  وقتي شرايط تغيير ميكند، اولويتهاي ما هم تغيير ميكند. همه چيز در زندگي ما در حال تغيير است، شغلمان، ازدواج ميكنيم، بچه‌دار مي‌شويم و هميشه در حال حركت و تغيير هستيم. هر چند وقت يكبار با بودجه‌بندي خود يك قرار ملاقات بگذاريد و مطمئن شويد همه چيز در جهت اولويتها و اهداف فعلي شما كار مي‌كند. هزينه‌هايي كه شايد قبلاً اهميت داشته‌اند اما امروز نه پيدا كنيد و آنها را حذف كنيد.
  اگر از برنامه يا وب سايت خاصي مثل اپليكيشن حسابداري شخصي نيوُ استفاده مي‌كنيد، گروه حسابهايي كه بيشتر براي شما هزينه دارند و همينطور اولويت‌بنديهاي زندگي شما به سادگي قابل مشاهده هستند.
  به ياد داشته باشيد بودجه‌بندي شما بايد در جهت اهداف واقعي و منطقي زندگي شما باشد نه چيز ديگر!

استفاده از برنامه حسابداري چه كمكي به كسب‌وكارتان مي‌كند؟

برنامه حسابداري ازجمله عواملي است كه كليه‌ي نيازهاي سازماني را مديريت مي‌كند. به اين صورت كه اسناد حسابداري و گزارشات در بخش‌ها‌ي مختلف شركت جمع‌آوري مي‌شوند. سپس تمام انها به هسته‌ي مركزي فرستاده مي‌شوند. بيشتر نرم‌افزار حسابداري به‌صورت تحت شبكه كار مي‌كنند. هر برنامه‌ حسابداري بسته به نوع نياز در طبقه‌بندي زير قرار مي‌گيرد:

• حسابداري فروشگاهي
• حسابداري شركتي
• حسابداري يكپارچه

اين برنامه‌ها مي‌توانند در حوزه‌هاي مختلف به‌طور گسترده مورد استفاده قرار بگيرند. برخي برنامه‌ها براي حسابداري در كسب‌وكارهاي ساده به كار مي‌روند. درحالي‌كه برخي ديگر براي مديريت كل امور مالي و فعاليت‌هاي بزرگ طراحي شده‌اند. با استفاده از برنامه حسابداري، شركت‌ها مي‌توانند به‌راحتي از منابع در بخش‌هاي حسابداري خود استفاده كنند. به اين ترتيب اشتباهات سيستم حسابداري به مقدار زيادي كاهش مي‌يابند.

بعضي از ما، دلايل مشكلات مالى خود را وضعيت اقتصادى جامعه و كمبود شغل مى دانيم. در حالي كه ميتوانيم با داشتن يك برنامه ريزى درست، منابع مالى و اقتصادى خود را مديريت مى كنيم . براى داشتن برنامه ريزى اقتصادى، نياز به دانستن تعريف درستى از مديريت منابع مالى داريم.
مديريت مالى يك سيستم است كه نياز به ورودى و فرآيند قابل قبولى دارد تا خروجى مناسبى به ما بدهد. براى داشتن بهترين خروجى بايد مراحل زير را طى كنيم. اول بايد هزينه ها را طبقه بندى كنيم، پس از آن الويت بندى هزينه ها بسيار حائز اهميت است . سپس هزينه هاى مازاد و غير ضرورى را حذف كرده و براى هر كدام از گروه هاى مالى بودجه اى مشخص، اختصاص دهيم. كل هزينه ها را جمع كرده تا مبلغ خرج ماهيانه معين شود. اگر بتوانيم هر ماه هزينه هايمان را كمتر از درآمدمان كنيم مى توانيم ماهيانه مبلغي به عنوان پس انداز كنار بگذاريم.
اگر اين مراحل را به درستي هر ماه انجام دهيم مي توانيم موانع مالي پيش رويشان را پشت سر گذاشته و وضعيت مالى و اقتصادى خود و خانواده را بهبود بدهيم.